• Logout
Bonhoeffer ICT

Bonhoeffer ICT

Veelvoorkomende vragen en antwoorden

Groepen maken in Outlook Online

21 sept 2016 - tags: Office 365, Outlook Online, groepen, lijst met contactpersonen, adreslijst

Vraag

Ik wilde vandaag juist groepen maken van mijn klassen zodat ik hen snel kan bereiken. Ik zou graag meer mail groepen willen maken van mijn klassen, mijn mentorgroep actualiseren & een groep maken van ouders van mentorgroep. Wil je deze functie activeren?!

Antwoord

Er zijn twee kanten aan het verhaal. Helaas kun je niet zelf een groep maken.

  1. Ik kan je zeggen dat ik graag naar een situatie ga, waarin we een distributielijst in Outlook voor iedere klas of lesgroep in het globale adresboek van de school. Helaas is dit (ten tijde van dit schrijven nov 2016) ondoenlijk om met de hand te maken en bij te houden. We onderzoeken de mogelijkheid om dit in de toekomst te automatiseren. je kunt een beperkt aantal grote groepen ineens adressen door middel van de bestaande distributiegroepen. Lees hier hoe je deze distributiegroepen gebruikt.
  2. Wat jij eigenlijk wilt, is een Lijst met contactpersonen. Een groepen in Office 365 is heel wat anders en is daarom uitgeschakeld. Je kun zelf een Lijst met contactpersonen maken in je persoonlijke adresboek. Ga naar Outlook Online, klik op Hoofdmenu > Personen > Groepen, klik op de pijl naast “Nieuw” en kies “Lijst met contactpersonen”. Hier kun je alle adressen van leerlingen en medewerkers aan toevoegen die jij wilt. Deze lijst is alleen voor jou zichtbaar in "Mijn contactpersonen".

Lijst met contactpersonen maken

Je kunt alle leerlingen in een klas selecteren en aan een lijst toevoegen. De manier om snel een aantal personen te selecteren is eind sept 2016 helas uit Office 365 gehaald. Om bijvoorbeeld een lijst met contactpersonenlijst maken met de leerlingen van v2a , doe als volgt:

  • In Outlook Online, klik hoofdmenu > Personen.
  • Klik op de pijl rechts van [Nieuw] en kies "Lijst met contactpersonen".
  • In het veld "Lijstnaam" geef de lijst een zelf te kiezen betekenisvolle naam. Bijvoorbeeld "V2a 2016".
  • In het veld "Leden toevoegen" kun je alle personen kiezen die je wilt toevoegen aan de lijst.
  • Je kunt ook een (stam)klasnaam typen, om alle personen te selecteren in deze (stam)klas. Type "v2a" en klik daarna op [Zoeken in Adreslijst] om alle leerlingen van V2a te zien.
  • Klik nu op één van de leerlingen om deze toe te voegen aan de lijst.
  • Herhaal de vorige stappen voor elke leerling van deze klas! Helaas is er geen makkelijker manier op dit moment.
  • Wanneer je alle leden heb toegevoegd, klik bovenaan op [Opslaan].
  • De zojuist gemaakte lijst met contactpersonen vind je nu in Personen, onder “Mijn contactpersonen” terug.

Let op: deze manier van leerlingen selecteren werkt alleen op stamklas. Er is op dit moment geen eenvoudige manier om leerlingen te selecteren op lesgroep. Misschien kunnen we dat in de toekomst aanbieden.

Let op: onthoud goed dat wijzigingen in de samenstelling van de klas niet vanzelf weerspiegeld worden in jouw lijst met contactpersonen.

E-mail aan lijst met contactpersonen

Heb je eenmaal een lijst met contactpersonen gemaakt, dan kun je een e-mail sturen naar deze lijst als volgt:

  • Ga naar Personen > Mijn contactpersonen. Klik op de gewenste lijst, en klik dan op “E-mail verzenden” , *OF*
  • Ga naar E-mail, klik Nieuw, klik Aan, kies de gewenste lijst uit je “Mijn contactpersonen” en klik op Opslaan.